会議の議事録を取る方法

議事録は新入社員に任されることが多い仕事

プレゼンや会議の資料は先輩たちと一緒に作ったりしますが、会議に直接参加するのは先輩たちになります。
新人社員が任されることが多いのが会議の議事録です。

この議事録を新入社員に任せるというのは、仕事に慣れさせるためという理由もあります。
しかしこうした作業が得意な人もいれば、ひたすらメモを取りわかりやすくまとめるという作業が苦手という人も少なくありません。

ただ会議の事をだらだらと書いていくということでは追いつかないことも多いので、効率よく時間をかけずに仕上げていくことが求められます。

議事録作りの目的を理解しておくこと

議事録を作るのはなぜなのか?その理由、目的を明確にしておくと、議事録作りもうまくできるようになります。
議事録の目的は、参加している関係者の方に、会議で決まって決定事項を伝えるということ、また会議で決まったことの中で、すべきことがあれば、誰がいつまでに何を仕上げるのかということを漏れなく明確に記すことも重要です。

また会議の中で誰がどのような発言をしてそれが承認され実行となったのかということも重要なポイントとして議事録に記載しておくことが必要です。

誰がみてもわかりやすく構成され、決定事項や知っておくべきことが明確になっていること、それが議事録のポイントとなります。

会議中のメモは効率よくまとめておく

会議が始まったら参加者の名前、発言内容をどんどんメモします。
通常会議の中では会議に全く関係のない話も出てきますが、慣れてくれば、必要な会話とそうではない会話がわかるようになっていきます。

最初のうちはとにかく慣れていない状態なので、出来る限りどんどんメモをしていく方がいいでしょう。

ただ、漏らしてはならないことがあります。
決定事項、そこまでの賛成意見と反対意見と理由、保留された問題や課題、これからの取り組み方、継続しなければならない議案、その他進捗状況や報告などです。

補助としてICレコーダーを利用してもいいのですが、メモを取らずに録音から議事録を作ると、時間がかかりすぎるということもあります。
メモを取りながら、その上で補助的に利用するということなら利用してもいいと思います。

メモはなるべく早く議事録にまとめる

時間がたつと、これは絶対に覚えていられると思ったことも忘れてしまうことが多いです。
自分の記憶能力を過信しない、疑うという気持ちを持っていればメモを早く議事録に起こそうと考えます。

議事録は決定事項など、会議の中の事実を記録することが必要となるので、憶測やこうだったと思うという不安状態で作ってはなりません。
後からこれは違うと思う・・と議事録をみてクレームがつくということもありますので、メモを取ったら即議事録にするという癖をつけておきましょう。