会議の司会の進め方

司会をお願いされてもあわてないために

ビジネスの中で会議など司会進行をお願いされることも、ある程度の年齢になると出てきます。
参加者が多いほど司会進行はしにくくなるのですが、上手く取り仕切りまわしていく方もいて、ああいう司会ができる人になりたいと思う方もいるでしょう。

会議という場での司会はどのような事を考えて司会を進めていくべきなのでしょうか。
適切な司会進行のために理解しておきたいことを紹介します。

会議の司会役はファシリテーション能力を持つべき

ファシリテーションという言葉を会議に当てはめて考えると、スムーズに充実した会議を進行できる能力と考えることができます。
会議の信仰ではこの、スムーズで充実した会議ができるように進行していく能力、ファシリテーション能力を付けることが必須といわれています。

難しい事ではなく、いくつかのポイントを押えておくことで、ファシリテーションのレベルを向上させることができます。

ゴールはどこなのか、その確認をしておく

会議には議題があり、何か目的にそって進められていきます。
意見を交わし情報を出し合い、その上で結果的にどうしたいのかという決定を下すために会議があるのですから、その目的を明確にしておくことです。

何を決めたいのか、そのゴール地点をしっかり定めておくことで、焦点がぼやけたり他の話にそれるということもなく、修正しながらゴール地点に持っていくことができます。
司会がゴール地点を理解していないと、ただ時間がかかるだけの会議になり、取り決めも何もなくなります。

何を決めるための会議なのか、そこで検討することは何かという明確な目的を持っておくこと、ゴールを決めておくことが重要です。

脱線から生まれるアイデアがある事も知っておく

何もかも決めきった形で進行していくと、脱線することもなく進みますが、それではただの発表会のようなもので、アイデアも何も生まれません。
通常、アイデアなどを出す会議については、人が大いに発言し、その中で脱線することがあっても、話の主軸がその会議の目的とずれがなければ、いいアイデアが脱線の中から出ることも多いのです。

話がそれてもその先にふくらみがみられない、全く別方向に向かっているという場合には、司会進行役が「話がそれたので議題にもどりましょうか」と促せばいいのです。

発言をしっかり引き出す能力

活発に発言があり盛り上がって脱線するくらいの会議ならいいのですが、覇気のない活力のない会議というのもあるものです。

特に上層部が出席している会議となると、その下の方々は沈黙することが多く活発に意見を交わすということも少なくなります。
しかしこういう時こそ、司会進行役が能力を発揮する時です。

発言していない人を見ておいて、「○○さんはどうお考えでしょうか?」とふってみます。
会議に出席されている方は、会議用にそれなりの考えを持ってきていると思うので、そうして名前を伝えてふってみることで、上司がいていいにくかった意見も出てくる可能性があります。

案外そういう人こそ独自の見解をしっかり持っている方で、一気に会議があつくなることも少なくありません。

最終的にまとめるということが司会役の大切な要素となりますが、何度も司会を行っていくうちに、最後のまとめということもできるようになってきます。
まずは怖がらずに司会の数をこなすこと、その中で、自分のレベルも次第に上がっていくでしょう。