会議の資料作成のコツ

プレゼンテーションの資料、作成が苦手という人も多い

プレゼンの資料作成は、考えを分かりやすく文字で伝える能力、見せ方のセンスなどもある程度必要となりますし、PowerPointなどソフトを使う技術も必要なため苦手という人も少なくありません。
しかしながらプレゼンの資料作成はポイントを掴み、理解しておくことで、さくっと自分の意見が伝わる資料を作る事ができます。

最初から作成が苦手・・・と避けるのではなく、積極的にプレゼン資料作成がうまい人と組むなど、ノウハウを盗むということも大切です。

自分なりにプレゼン資料のフォーマットを作っておくと楽

プレゼン資料に必要なものは、「タイトル」、「会議名」、「日時」、この三つが基本となっています。

何についての資料なのかを明確にするために簡潔なタイトルにします。
長いタイトルだと会議の目的がぶれてしまいます。
会議名については、課の中の会議なのか、それとも各部署の会議なのかが分かるよう明記しておきましょう。

ポイントは簡潔・要点を適切に伝えること

会議用の資料は読み込んでおくようにと会議前に渡されるプロジェクトの資料などとは違い、会議の中でサッと読む資料となりますので、内容が簡潔で見やすく、理解しやすいことが大切です。

課題や問題点がごちゃごちゃと難しく長く書かれていても意味が解らないので、出来る限り短く、簡潔に要点が相手に伝わればいいというくらいに作ります。
これで伝わるのか?と思うものですが、プレゼンでは資料を使いながら話をするので、資料に書かれていることは簡潔で要点のみというもので十分なのです。

文字だけでは頭に入らない

夜、家でじっくり読む資料とは違い、プレゼンという決められた短い期間の中で、会議に出席されている人がその内容を理解することが必要になります。

そのため、文字だけがぎっしり埋まっているようなプレゼン資料では意味が全く伝わらないということもあります。
そのためビジュアルについても、しっかり考えて作る事が大切です。

提案ポイントを赤にして、その他の文字は黒、課題などの重要事項は青、その他、商品のターゲット層をグラフで分かりやすく表現するなど目で見てわかる資料にしておくことが求められるのです。

文章が長くて意味がつかみにくく、しかもプレゼン資料なので長く読んでいる時間もない、ということではこのプレゼンが失敗ということになります。
短い文章と印象的な視覚的要素、簡潔なプレゼン資料となっていれば、より高い注目を集めるようになるでしょう。

綺麗な用紙で美しい印刷をすること

資料が汚れていたり、資料の色が薄すぎたり、インク飛びがあるものは会議に相応しい資料とは言えません。
より視覚的な要素を組み込むために、写真などの画像を資料内に入れる人も多いでしょう。
そのような場合は、社内に高性能のプリンターがあると非常に便利です。
高性能のプリンターは購入すると非常に高い備品ですが、現在はコストを低く抑えることができるレンタル・リースサービスも充実しているため活用するとよいでしょう。

数十名が参加するような大きい会議では、コピー用紙やインクも多く費やすため在庫はしっかりと確認しておきましょう。

以上が会議の資料作成のコツになります。
基本をしっかりと押さえて、資料を見る人、読む人の立場に立って作成をすることができれば、きっと会議はスムーズに進むはずです。