会議を有意義に進めるテクニック

会議を有意義に進めたいという時

会議によってはこの会議やって意味があったの?と思うようなだらだらの会議もあります。
こういう会議を行っていても、はっきり言って時間の無駄です。

会議の参加者が誰もが決定事項に賛同し、意見が活発に交わされて議題について決定したということになれば、その先のモチベーションアップにもつながります。
会議をコントロールするのは司会進行役、会議を主催する側ですが、会議があつく盛り上がるかどうかというのは、出席者が貢献できることです。

有意義な会議、どう考える?

会議を行う場合に、有意義な会議というのはどのような会議になるのかを考えてみると、参加者が集中して物事を決めようとしており、活発に意見が交わされ、お互い刺激し合えるような状態が求められると思います。

文書だけではなく顔を合わせて意見交換することで、より一層士気が高まるということもあります。
会議を行うからこそ、得られる効果ということもあるので、意見を交わし、修正したい事項などをしっかりと取り決め、最終的に目的のゴール地点にたどり着くことが重要です。

有意義な会議にするために「目的」を明確にする

会議がだらだらになるのは、特に取り決める事もないのに、定例会議だから行うとか、目的が定まっていない状態で会議に突入するということが原因となります。

そのため、会議を行う目的が明確になっている方がより活発で有意義な会議ン実できます。
会議に参加する側、司会する人、主催する人、その人たちの中に一人でも傍観者となる事が無いように、誰もが目的に合わせて意見を持ってくることが重要なのです。

また自分はどうしてこの会議に必要な人材として出席するのか?ということを自分なりに明確にして出席することも大切です。

事前準備がしっかりしている方がより活発な会議になる

会議の趣旨が明確になっている場合、事前準備がしっかりしていることが多いです。
資料が早い段階で配られていて、参加する人がその資料を読み込み、しっかり準備することができる、すると、意見したいこと、しなければならないことなど、自分の考えをしっかりまとめることができます。

事前準備をしっかりしておくことで、会議の意味が明確になり、その中で全く意見がないという人は少なくなります。
議論がぶつかりあうくらいの会議ができるように、出席者全員が会議資料をしっかり読み込み、準備をしてくるということも大切です。

有意義な会議というのは、司会進行、主催者、その他参加される方がそれぞれ、この会議によって何らかの決定事項を決めるという意識を持っているはずです。
自分には関係ないと思うような人がいないように、会議に出席する人員チョイスについても、おざなりで選ぶのではなく適材適所にするということが求められます。